Cómo dar de alta familias y artículos en ClassicGes
Organizar correctamente las familias y los artículos en ClassicGes es fundamental para controlar el catálogo, las existencias, los precios y las variantes de cada producto.
En esta guía aprenderás a crear familias y subfamilias, registrar artículos, configurar proveedores, precios, stock, imágenes, tallas y colores, y evitar los errores más habituales.
¿Qué son las familias de artículos?
Una familia de artículos es una categoría que agrupa productos con características comunes. Esta clasificación permite localizar los artículos con mayor rapidez, consultar el stock por categorías y obtener informes más claros.
Por ejemplo, una tienda de moda podría crear la familia principal Jerséis y dividirla en subfamilias como lana, punto o cachemir.
Antes de introducir artículos, conviene definir una estructura sencilla que pueda crecer sin generar categorías duplicadas.
| Familia | Subfamilias posibles |
|---|---|
| Ropa | Jerséis, pantalones, camisas |
| Calzado | Deportivo, botas, sandalias |
| Informática | Ordenadores, monitores, periféricos |
| Ferretería | Herramientas, tornillería, protección |
Cómo crear una familia de artículos en ClassicGes
Para crear una familia, accede a:
Archivo → Archivos auxiliares → Familias
- Pulsa Nuevo.
- Introduce el nombre de la familia.
- Selecciona las opciones necesarias.
- Guarda el registro.
Cuando la familia vaya a contener otras categorías, activa la opción Es un grupo de familias.
Cómo crear subfamilias en ClassicGes
Después de crear el grupo principal, puedes añadir las subfamilias que dependerán de él.
- Crea una nueva familia.
- Introduce su nombre.
- Localiza el campo Miembro de.
- Selecciona el grupo principal.
- Guarda los cambios.
Agrupar varias familias a la vez
Cuando ya existen varias familias independientes, puedes incorporarlas a un grupo utilizando la función Agrupar familias.
Opciones de configuración de una familia
Cada familia puede disponer de configuraciones específicas. Solo deben activarse las funciones que realmente necesiten sus artículos.
Familia de componentes
Esta opción se utiliza cuando la familia contiene materiales o piezas que forman parte de un producto final.
Números de serie y garantía
Permite controlar individualmente los artículos mediante números de serie, lotes o periodos de garantía.
Importante: la gestión mediante números de serie o garantía puede ser incompatible con determinadas configuraciones de tallas y colores.
Tallas y colores
Activa esta opción cuando los artículos de la familia se comercializan en diferentes tallas, colores o variantes.
Escandallos
Los escandallos permiten calcular el coste de un artículo a partir de sus materiales, procesos productivos y horas de trabajo.
Unidades de medida
Esta función resulta útil para productos vendidos por kilos, litros, metros, centímetros u otras unidades cuantificables.
Cómo dar de alta un artículo en ClassicGes
Para crear un nuevo artículo, entra en:
Archivo → Artículos
Pulsa Nuevo y completa la ficha del producto. La ventana de artículos se organiza en diferentes pestañas: General, Existencias, Otros y Precios y ubicación.
Cómo completar la pestaña General
La pestaña General reúne los datos esenciales del artículo.
| Campo | Información que debe contener |
|---|---|
| Código | Identificador único del artículo |
| Artículo | Nombre claro y descriptivo |
| Referencia del proveedor | Código utilizado por el proveedor |
| Familia | Categoría a la que pertenece |
| Proveedor | Empresa que suministra el producto |
| Marca o fabricante | Marca comercial o fabricante |
| Tipo de IVA | Impuesto aplicable al artículo |
| PVP | Precio de venta normal o promocional |
Seleccionar la familia
Escoge la familia correspondiente desde el desplegable. También puedes editar una familia existente o crear una nueva sin abandonar la ficha del artículo.
Añadir el proveedor
Selecciona el proveedor habitual del artículo. Si todavía no existe, puedes crearlo directamente desde la opción Añadir.
Configurar el IVA y los precios
Selecciona el tipo de IVA y registra el precio de venta habitual. También puedes definir un segundo precio para promociones, rebajas o campañas comerciales.
Artículo o servicio
Activa la opción Servicio cuando la ficha represente un trabajo o prestación sin existencias físicas, como una reparación, una instalación o un servicio de peluquería.
Colores del artículo
Cuando el artículo tenga variantes de color, activa tallas y colores y utiliza el botón Colores para registrar las opciones disponibles.
Componentes y escandallos
Marca Componente o material cuando el artículo forme parte de otro producto. Activa Escandallo cuando el artículo final esté compuesto por materiales, procesos y otros costes.
Venta en tienda online y stock total
La opción de venta online permite publicar el artículo en la tienda vinculada cuando se dispone de la integración correspondiente.
Desde la misma ficha también puedes consultar las existencias totales, abrir los movimientos de stock o editar las cantidades.
Cómo introducir las existencias de un artículo
La pestaña Existencias permite registrar las unidades disponibles en cada almacén.
Cuando el artículo utiliza tallas y colores, las unidades deben distribuirse entre cada combinación. No es suficiente con introducir una única cifra de stock total.
Ejemplo de distribución
| Color | S | M | L | XL |
|---|---|---|---|---|
| Blanco | 9 | 12 | 16 | 20 |
| Gris | 12 | 5 | 8 | 12 |
| Negro | 2 | 1 | 0 | 1 |
Cómo completar la pestaña Otros
La pestaña Otros contiene información adicional que facilita la identificación, reposición y venta del producto.
Añadir una imagen al artículo
Una imagen permite reconocer el producto rápidamente y resulta especialmente útil cuando se trabaja con un TPV táctil.
Localizar la carpeta de instalación
Para encontrar la ubicación del programa, pulsa con el botón derecho sobre el acceso directo de ClassicGes, entra en Propiedades y selecciona Abrir ubicación.
Organizar las imágenes por familias
Dentro de la carpeta de imágenes puedes crear directorios separados para cada familia. Esta organización facilita la localización de los archivos cuando el catálogo contiene muchos productos.
Descripción del artículo
Añade una descripción breve que permita identificar las principales características del producto. Cuando sea necesario, puedes hacer que el texto aparezca también en pedidos, albaranes o facturas.
Existencias mínimas y pedido mínimo
Las existencias mínimas indican el nivel de seguridad por debajo del cual conviene reponer el producto.
El pedido mínimo indica la cantidad mínima que se solicita habitualmente al proveedor.
Precios y ubicación del artículo
La pestaña Precios y ubicación permite añadir diferentes tarifas y registrar la posición física del producto dentro del almacén.
Una ubicación clara puede seguir una estructura como:
Almacén principal → Pasillo 2 → Estantería 4 → Nivel 3
Consultar los movimientos de stock
La función Ver stock abre el historial de movimientos del artículo. Desde esta ventana puedes filtrar por fechas, almacenes y variantes.
Cómo configurar tallas y colores en ClassicGes
La gestión de tallas y colores permite controlar las variantes de un producto dentro de una única ficha. Es especialmente útil en comercios de moda, calzado, uniformes o equipamiento deportivo.
Activar el módulo de tallas y colores
Accede al asistente de configuración desde:
Herramientas → Asistente de configuración de ClassicGes
Activa la opción Trabajar con tallas y colores.
Crear una escala de tallaje
Para crear un tallaje personalizado, accede a:
Archivo → Archivos auxiliares → Tallajes
Pulsa Nuevo, introduce un nombre y completa las tallas en el orden deseado.
Asignar el tallaje a una familia
Dentro de la ficha de la familia, activa Tallas y colores y selecciona el tallaje predeterminado.
Asignar un tallaje diferente a un artículo
Un artículo puede utilizar un tallaje distinto al predeterminado para su familia. Selecciona el artículo y cambia el tallaje desde la pestaña General.
Crear y copiar colores
Desde el botón Colores puedes crear las variantes disponibles, añadir una descripción o copiar los colores de otro artículo.
Controlar las existencias por talla y color
Una vez creadas las variantes, la pestaña Existencias muestra una matriz con las unidades disponibles para cada combinación.
Cuándo utilizar tallas y colores
| Situación | Configuración recomendada |
|---|---|
| Mismo producto en muchas tallas | Activar tallas y colores |
| Mismo producto en varios colores | Activar tallas y colores |
| Solo uno o dos productos con variantes | Valorar artículos independientes |
| Productos con números de serie únicos | Utilizar números de serie |
| Producto fabricado con materiales | Utilizar escandallo |
Ventajas de organizar correctamente los artículos
- Localización más rápida de productos.
- Menos referencias duplicadas.
- Mejor control del stock.
- Informes de ventas más claros.
- Pedidos a proveedores más precisos.
- Inventarios más sencillos.
- Control independiente por almacén.
- Gestión centralizada de tallas y colores.
Errores frecuentes
Crear demasiadas familias
Una familia debe contener varios productos. Crear una categoría diferente para cada artículo complica la gestión del catálogo.
Utilizar nombres poco claros
Evita nombres como “Producto 1”, “Varios” o abreviaturas que solo comprenda una persona.
Confundir familia, marca y proveedor
La familia clasifica el artículo, la marca identifica comercialmente el producto y el proveedor indica quién lo suministra.
No establecer un criterio para los códigos
Utiliza códigos únicos y una norma coherente para todos los artículos.
No distribuir correctamente el stock
Cuando existen tallas y colores, las unidades deben asignarse a cada combinación concreta.
No revisar el IVA
Comprueba el tipo de IVA antes de empezar a vender o facturar el artículo.
No definir existencias mínimas
Sin un nivel mínimo será más difícil detectar cuándo un producto necesita reposición.
Buenas prácticas para gestionar el catálogo
- Planifica las familias antes de introducir muchos artículos.
- Utiliza nombres claros y uniformes.
- Comprueba si el artículo ya existe antes de crearlo.
- Asigna siempre una familia.
- Registra la referencia del proveedor.
- Añade una imagen reconocible.
- Completa la descripción del producto.
- Configura las existencias mínimas.
- Registra la ubicación física en el almacén.
- Revisa periódicamente precios y existencias.
- Realiza copias de seguridad antes de cambios masivos.
Lista de comprobación antes de guardar un artículo
- ¿El código es único?
- ¿El nombre identifica claramente el producto?
- ¿La familia es correcta?
- ¿El proveedor está asignado?
- ¿La marca o el fabricante son correctos?
- ¿El tipo de IVA está revisado?
- ¿El precio de venta está actualizado?
- ¿Las tallas y colores están completos?
- ¿Las existencias están bien distribuidas?
- ¿Se ha añadido una imagen?
- ¿Se ha definido el stock mínimo?
- ¿La ubicación física está registrada?
Preguntas frecuentes
¿Qué es una familia de artículos en ClassicGes?
Es una categoría que agrupa productos con características comunes para facilitar su búsqueda, organización y control.
¿Se pueden crear subfamilias?
Sí. Debes crear una familia como grupo y asignar posteriormente otras familias mediante el campo Miembro de.
¿Es obligatorio crear las familias antes que los artículos?
No, pero es recomendable planificar la estructura previamente para evitar duplicados y cambios posteriores.
¿Puedo crear una familia desde la ficha del artículo?
Sí. La ficha permite seleccionar, editar o añadir familias sin abandonar el proceso de alta.
¿Debo crear un artículo distinto para cada talla?
No. Con la gestión de tallas y colores puedes controlar todas las variantes dentro de una única ficha.
¿Qué diferencia existe entre stock mínimo y pedido mínimo?
El stock mínimo es el nivel de seguridad para la reposición. El pedido mínimo es la cantidad mínima que se solicita al proveedor.
¿Puedo registrar servicios?
Sí. Marca la opción Servicio cuando la ficha represente una prestación sin existencias físicas.
¿Para qué sirve un escandallo?
Sirve para calcular el coste de fabricación de un artículo a partir de materiales, procesos y otros costes.
¿Puedo utilizar precios diferentes para un artículo?
Sí. ClassicGes permite registrar varios precios de venta y utilizarlos para tarifas, clientes o promociones diferentes.
¿Dónde se guardan las imágenes de los artículos?
Las imágenes se almacenan en la carpeta de imágenes de la instalación. Es recomendable organizarlas en carpetas separadas por familias.
¿Puedo consultar los movimientos de stock?
Sí. La función Ver stock muestra las entradas, salidas y existencias del artículo, con filtros por fecha y almacén.
Conclusión
Una correcta configuración de familias y artículos permite aprovechar mejor las funciones de inventario, compras, ventas y almacén de ClassicGes.
Define una estructura coherente, completa los datos esenciales de cada producto y utiliza las variantes únicamente cuando sean necesarias. Esta preparación reduce errores y facilita el trabajo diario de todo el equipo.
